Wie is verantwoordelijk?
Keysoft-Solutions BV, met handelsnaam Keysoft Solutions, is verantwoordelijk voor de verwerking die in deze verklaring wordt beschreven.
- Adres
- Moerput 52, 8940 Geluwe, België
- Ondernemingsnummer
- 0642.800.687
- Btw-nummer
- BE 0642.800.687
Vragen over uw gegevens
Mail naar info@keysoft-solutions.be. De zaakvoerder behandelt uw privacyvraag. U kunt ons ook schriftelijk bereiken op het bovenstaande adres.
U hoeft geen account aan te maken om uw privacyvraag te stellen. Algemene bedrijfscontacten vindt u ook op de Contactpagina.
De bedrijfsgegevens hierboven kunt u controleren in de Belgische Kruispuntbank van Ondernemingen. Voor privacyvragen bereikt u ons via het vermelde adres en e-mailadres.
Waarop is deze verklaring van toepassing?
Projecten, contact en ondersteuning
Deze verklaring gaat over de corporate website van Keysoft Solutions en de bijbehorende projectaanvragen, algemene vragen en ondersteuning van bestaande klanten. Ze beschrijft ook de verdere opvolging van die contacten via e-mail of telefoon.
Voor deze activiteiten kunt u terecht bij Bespreek uw project, Contact en Support.
De Keysoft Store is een aparte omgeving
Productaankopen, bestellingen en productondersteuning horen bij de webshop. Daarvoor verwijzen we naar het privacybeleid van de Keysoft Store. De corporate website en webshop gebruiken afzonderlijke WordPress-installaties en databases.
Automatische corporate formuliermails vertrekken van website@keysoft-solutions.be. Interne meldingen gaan naar info@keysoft-solutions.be; antwoorden op de ontvangstbevestiging en corporate privacyvragen komen daar ook terecht. Webshopmails gebruiken shop@keysoft-solutions.be en vallen buiten deze corporate aanvraagroute.
Een corporate aanvraag wordt niet automatisch een webshopaccount of nieuwsbriefinschrijving. Een bezoek aan de webshop geeft evenmin automatisch toestemming voor extra gegevensdeling.
Welke gegevens gebruiken we?
Een project bespreken
Het projectformulier heeft 15 velden. Verplicht zijn uw naam, e-mailadres, klantcategorie, projectlocatie, projectsituatie en wat u wilt bereiken. Optioneel zijn organisatie, telefoonnummer, relevante domeinen, projectfase, gewenste timing, aanwezige systemen, al aangekocht materiaal, budgetkader en wie bij beslissing en uitvoering betrokken is. Er zijn geen bestandsuploads.
Een algemene vraag stellen
Het contactformulier heeft vijf velden: uw naam, e-mailadres, onderwerp en bericht zijn verplicht; organisatie is optioneel. Er zijn geen bestandsuploads. Bij verdere e-mail- of telefoonopvolging gebruiken we ook de informatie die u zelf deelt om uw vraag te beantwoorden.
Ondersteuning vragen
Contactgegevens, de betrokken installatie of dienst, uw probleembeschrijving en relevante correspondentie. Een begeleide sessie op afstand kan zicht geven op de informatie die nodig is om uw concrete probleem te onderzoeken.
De website gebruiken
Voor het aanbieden en beschermen van de website zijn technische gegevens relevant, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en fout- of verzendstatus. Optionele analytics, advertenties en externe widgets zijn uitgesloten van de eerste lancering; apparaat-, bezoek- en campagnegegevens voor zulke meting behoren daarom niet tot die launchinrichting.
Velden die nodig zijn voor het behandelen van uw aanvraag worden als verplicht aangeduid. Zonder voldoende contactgegevens of een bruikbare beschrijving kunnen we niet gericht antwoorden. Optionele velden mag u leeg laten.
De websiteformulieren laten geen bestandsuploads toe. Deel geen wachtwoorden, API-sleutels, herstelcodes, volledige beveiligingsplannen of onnodige gevoelige persoonsgegevens via formulieren, gewone e-mail of WhatsApp.
De formulierhandler gebruikt een eigen anti-spamcontrole met ondertekende uitdaging, rekenbewijs en verzoeklimieten. De verzoeklimiet gebruikt een afgeleide code van het IP-adres; de website bewaart daarvoor niet rechtstreeks het volledige IP-adres in de aanvraaggegevens. De webserver registreert technische verzoek- en foutgegevens in afgeschermde logs. Die worden dagelijks geroteerd, met 14 oudere versies.
Waarom verwerken we deze gegevens?
We gebruiken persoonsgegevens alleen voor de hieronder beschreven doelen en op de vermelde rechtsgronden. Een formulier verzenden geeft geen toestemming voor advertenties of een nieuwsbrief.
| Activiteit | Doel | Rechtsgrond |
|---|---|---|
| Aanvraag of overeenkomst | Uw vraag beoordelen, een voorstel voorbereiden en afgesproken diensten opvolgen. | Noodzakelijke stappen op uw verzoek vóór een overeenkomst, of uitvoering van een overeenkomst met u. Voor een contactpersoon van een organisatie: gerechtvaardigd belang bij zakelijke communicatie. |
| Algemeen contact en support | Vragen beantwoorden, afspraken opvolgen en problemen behandelen. | Uitvoering van uw overeenkomst waar toepasselijk; anders gerechtvaardigd belang bij behoorlijke communicatie en ondersteuning. |
| Verzending en herstelkopie | Formulieren betrouwbaar verwerken, mislukte verzending opvolgen en een tijdelijk terugvindbare kopie bewaren. | Gerechtvaardigd belang bij betrouwbare aanvraagafhandeling, met beperkte toegang en bewaartermijn. |
| Technische beveiliging | Misbruik beperken, storingen onderzoeken en de website beschermen. | Gerechtvaardigd belang bij een veilige en beschikbare dienstverlening. |
| Statistiek en advertenties | Websitegebruik begrijpen en, bij afzonderlijke toestemming, campagnewerking meten. | Toestemming voor de betrokken niet-noodzakelijke verwerking. |
| Uw privacyrechten | Uw verzoek beoordelen, beantwoorden en de afhandeling kunnen verantwoorden. | Naleving van de toepasselijke wettelijke verplichtingen uit de AVG. |
Een formulier verzenden is geen toestemming voor advertenties of nieuwsbrieven. Voor een gerechtvaardigd belang moet ook worden beoordeeld of uw belangen en rechten zwaarder wegen.
Hoe volgen we uw bericht op?
E-mail als werkende contactroute
De eerste opvolging gebeurt per e-mail via Microsoft 365 Business. De website stuurt een interne melding en een vaste ontvangstbevestiging. De bevestiging bevat geen onnodige kopie van uw projectdetails.
Een verzendstatus betekent niet automatisch dat een e-mail in de inbox van de ontvanger is aangekomen. Mislukte of onzekere verzending moet afzonderlijk worden opgevolgd.
Een afgeschermd WordPress-archief
De geïmplementeerde formulierverwerking bewaart een versleutelde tijdelijke kopie van uw formulier en de door de website aangemaakte berichten, met tijdstip, ontvanger en verzendstatus. Die kopie dient voor controle en herstel, niet als volledig e-mailarchief.
Antwoorden uit Outlook en andere mailboxberichten worden niet automatisch in WordPress geïmporteerd. Website-inhoudsagenten krijgen geen toegang tot deze aanvraaggegevens.
Bij de lancering is geen algemeen ticketingsysteem of automatische AI-behandeling van aanvragen voorzien. Een latere invoering vraagt een nieuwe beoordeling van gegevensgebruik, toegang, leveranciers en informatie aan betrokkenen.
De huidige aanvraagroute voorziet menselijke beoordeling van uw projectvraag, niet een uitsluitend geautomatiseerde beslissing over de aanvaarding van uw project.
Voor de websiteformulieren gebruiken wij Microsoft Graph voor e-mailverzending en versleutelde tijdelijke opslag met beperkte archieftoegang. Een verzendwachtrij verwerkt tijdelijke storingen; de opruimtaak past de genoemde bewaartermijnen toe. De acceptatie van een verzendverzoek door de e-maildienst is geen bewijs dat een bericht de inbox bereikt.
Met welke dienstverleners werken we?
Hieronder staan de diensten en categorieën ontvangers die relevant zijn voor de corporate website en onze contact- en supportroutes. Optionele meet- en advertentiediensten staan apart vermeld als niet actief. Niet elke aanbieder heeft voor elke verwerking dezelfde rol.
| Dienst | Gebruik en betrokken gegevens | Gebruik bij deze website |
|---|---|---|
| Websitehosting en infrastructuur | Corporate website op een afzonderlijke VPS: websitebestanden, database, technische verzoeken en de versleutelde tijdelijke formulierkopie. | Websitehosting, beveiligingslogging en versleutelde lokale en NAS-herstelkopieën. Zie de bewaartermijnen hieronder. |
| Microsoft 365 | Gedeelde zakelijke mailboxen, correspondentie en websitegegenereerde e-mails. | Verzending en ontvangst van zakelijke e-mail over aanvragen, projecten en ondersteuning. |
| WhatsApp Business en TeamViewer QuickSupport | WhatsApp Business: berichten, telefoonnummer en inhoud die u via de supportlink zelf verstuurt. TeamViewer QuickSupport: technische sessie- en verbindingsgegevens en informatie die u tijdens een begeleide sessie zichtbaar maakt. | WhatsApp alleen als u de externe link opent en een bericht stuurt; geen automatisch geladen widget. TeamViewer alleen bij een door u toegestane, begeleide sessie; geen automatisch gestarte toegang op deze website. |
| Trustindex | Een eventueel later reviewwidget kan verbinding maken met de reviewdienst. | Niet actief bij de eerste lancering; de website laadt geen extern reviewwidget. |
| Google, Meta, LinkedIn en Microsoft Ads | Eerder beoogde optionele bezoek- en campagnemeting, niet actief bij de eerste lancering. | Niet actief bij de eerste lancering; bij latere invoering wordt dit beleid aangepast. |
De website gebruikt een eigen anti-spamcontrole met ondertekende uitdaging, rekenbewijs en verzoeklimieten. Daarvoor is geen externe anti-spamleverancier ingeschakeld. Er is geen actieve toestemmingsmanager voor optionele meting, omdat die meting bij de eerste lancering uitstaat. Nieuwe diensten of gegevensstromen worden vóór inschakeling beoordeeld.
Cookies, statistiek en advertenties
Geen optionele meting bij de eerste lancering
Bij de eerste openbare versie worden Google Analytics 4, Google Ads, Meta Pixel, LinkedIn Insight Tag, Microsoft Ads UET en Google Tag Manager niet geladen.
Als wij later statistiek of advertenties toevoegen, beoordelen wij afzonderlijk de doelen, betrokken aanbieders en vereiste voorafgaande toestemming.
Geen voorwaarde voor contact
U kunt de website en aanvraagformulieren gebruiken zonder toestemming voor statistiek of advertenties. Als wij later optionele diensten toevoegen, moet toestemming even eenvoudig kunnen worden ingetrokken als gegeven.
Het Cookiebeleid beschrijft de huidige inrichting. Omdat optionele diensten uitgeschakeld zijn, is er geen actieve toestemmingsmanager of opgeslagen keuze voor die doeleinden.
Google Consent Mode en optionele meetverzoeken zijn niet actief. Bij een eventuele latere inrichting sluiten wij namen, e-mailadressen, vrije berichttekst en projectdetails uit van meetgegevens.
Bij de eerste openbare versie zijn er geen klantlijstuploads, uitgebreide matching, sessieopnames of automatische verwerking van uw aanvraag door AI. Corporate website en Store delen geen optionele meting of toestemmingskeuze.
Hoelang bewaren we gegevens?
De onderstaande bewaartermijnen gelden per gegevenscategorie. Voor WordPress-formulieren is een bewaartermijn van 90 dagen ingericht en voor inhoud van de tijdelijke verzendwachtrij maximaal zeven dagen. Voor gewone aanvragen en supportcorrespondentie in Microsoft 365 is op 31 oktober 2026 een maandelijkse handmatige beoordeling met gedocumenteerde uitzonderingen afgesproken. De eerste beoordeling is gepland op 15 november 2026; er is geen automatische verwijderregel voor deze mailboxen bevestigd.
| Gegevens | Termijn | Vanaf / beperking |
|---|---|---|
| WordPress-formulieren en websitegegenereerde berichtkopieën | 90 dagen | Vanaf de indiening. Geen automatische verlenging door bezoeken of nieuwe verzendpogingen. |
| Inhoud van de tijdelijke verzendwachtrij | Maximaal 7 dagen | Vanaf de oorspronkelijke indiening; de berichtinhoud wordt eerder gewist na acceptatie door de e-maildienst. Wachtrijmetadata en de berichtkopie in het aanvraagarchief vallen onder de afzonderlijke termijn van 90 dagen. |
| Niet-doorgegane aanvragen en algemene correspondentie | 12 maanden | Na het laatste inhoudelijke contact of de afsluiting, voor zover het geen noodzakelijk klant- of projectdossier wordt. De eerste handmatige beoordeling is gepland op 15 november 2026; daarna beoordelen wij de mailbox maandelijks op verlopen berichten. |
| Gewone supportcorrespondentie | 24 maanden | Na afsluiting. De eerste handmatige beoordeling is gepland op 15 november 2026; daarna beoordelen wij de mailbox maandelijks op verlopen berichten; noodzakelijke project-, garantie- of geschilstukken worden als uitzondering gedocumenteerd. |
| Eigen operationele en verzenddiagnostiek | Tot 30 dagen | Geen berichtinhoud of toegangsgeheimen. Een concreet incident kan een gemotiveerde, beperkte uitzondering vragen. |
| GA4-gegevens op gebruikers- en gebeurtenisniveau | 14 maanden | Eerder werkbeleid voor eventuele latere invoering, zonder reset door nieuwe activiteit. GA4 is uitgesloten van de eerste lancering. Niet automatisch van toepassing op standaard geaggregeerde rapporten, exports of advertentiediensten. |
Mailbox en website zijn niet hetzelfde archief
Het verlopen van de tijdelijke WordPress-kopie verwijdert geen mailboxberichten, herstelbare items of back-upkopieën. Correspondentie kan nog in Microsoft 365 staan volgens haar eigen termijn. Uw privacyvraag wordt daarom niet alleen tegen het zichtbare WordPress-item beoordeeld.
Projectstukken en back-ups apart beoordelen
Boekhoudkundige en fiscale documenten bewaren we gedurende de wettelijke termijn van tien jaar of tien boekjaren na het betrokken belastbare tijdperk. Aanvaarde offertes, contracten en noodzakelijke projectstukken bewaren we gedurende de opdracht en daarna voor zover nodig voor wettelijke verplichtingen of rechtsvorderingen. Back-ups volgen het afzonderlijke rotatiebeleid hieronder.
Voor de corporate website worden versleutelde lokale en afzonderlijke NAS-herstelkopieën gemaakt. Het rotatiebeleid behoudt 14 dagelijkse, acht wekelijkse en twee meest recente snapshots. Een verwijdering in WordPress werkt niet onmiddellijk door in oudere back-ups. Mailboxberichten en herstelbare items volgen hun eigen bewaarbeheer; de 90 dagen voor het WordPress-archief betekenen niet dat elke kopie bij iedere dienst binnen die termijn verdwijnt.
Doorgifte en beveiliging
Verwerking buiten de EER
Voor zakelijke e-mail gebruiken wij Microsoft 365. Volgens Microsofts informatie over gegevensstromen kan ook bij diensten binnen de Europese gegevensgrens beperkte toegang of verwerking van buiten de EER plaatsvinden, bijvoorbeeld voor beveiliging en ondersteuning. Bepaalde beveiligingsgegevens worden vooral in de Verenigde Staten verwerkt. Microsoft biedt voor doorgiften naar landen zonder passendheidsbesluit Europese standaardcontractbepalingen via zijn gegevensbeschermingsovereenkomst. De werkelijke gegevenslocatie van onze tenant is nog niet bevestigd. Op verzoek bezorgen wij informatie over de toepasselijke waarborgen.
Als u zelf WhatsApp Business gebruikt, verloopt dat contact via WhatsApp; volgens de Business-appvoorwaarden is WhatsApp Ireland de dienstverlener voor de EER. Het doorgifteaddendum beschrijft doorgifte van Europese gegevens aan WhatsApp LLC en Meta Platforms in de Verenigde Staten op basis van het EU-VS Data Privacy Framework, met standaardcontractbepalingen als alternatief. Een TeamViewer QuickSupport-sessie gebeurt alleen met uw medewerking; TeamViewer beschrijft mogelijke toegang van buiten de EER tot technische sessiegegevens; zijn algemene privacyverklaring noemt de Verenigde Staten, Australië en Armenië als voorbeelden van landen voor groepsdiensten. Waar vereist gebruikt TeamViewer standaardcontractbepalingen. Deze kanalen worden niet als automatische embeds op onze website geladen.
Beperkte toegang en passende bescherming
De website gebruikt versleutelde opslag voor tijdelijke formulierkopieën en beperkt de toegang tot het aanvraagarchief. De archief- en wachtrijtermijnen zijn afzonderlijk begrensd. Deel geen wachtwoorden, API-sleutels of andere toegangsgeheimen via gewone formulieren of e-mail.
We beperken toegang tot systemen en gegevens, gebruiken versleuteling voor de tijdelijke aanvraagkopie en controleren de werking van beveiligingsmaatregelen. Geen enkele beveiligingsmaatregel geeft een absolute garantie. We stellen ook niet dat alle gegevens uitsluitend in België of de EU blijven.
Voor de corporate website gebruiken wij een afzonderlijke Combell-VPS en voor zakelijke e-mail Microsoft 365. WhatsApp Business en TeamViewer QuickSupport komen alleen bij gekozen contact of een begeleide sessie aan bod. Voor informatie over de verwerkers en toepasselijke doorgiftewaarborgen kunt u ons schrijven via info@keysoft-solutions.be.
Uw rechten en privacyvragen
U kunt vragen welke persoonsgegevens wij over u verwerken en om inzage of correctie verzoeken. Afhankelijk van de wettelijke voorwaarden kunt u ook gegevens laten wissen, verwerking laten beperken, bezwaar maken of gegevens ontvangen voor overdracht.
Toestemming en bezwaar
Voor verwerking op basis van toestemming kunt u die toestemming intrekken. Dat verandert niet de rechtmatigheid van de eerdere verwerking. Tegen direct marketing kunt u steeds bezwaar maken; bij een gerechtvaardigd belang wordt uw bezwaar volgens de toepasselijke regels beoordeeld.
Een verzoek indienen
Stuur uw verzoek naar info@keysoft-solutions.be. Omschrijf welke gegevens of contactmomenten het betreft. Waar nodig vragen we proportionele aanvullende informatie om te voorkomen dat gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen.
We antwoorden zonder onnodige vertraging en in principe binnen één maand. Bij complexiteit of meerdere verzoeken kan de termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; we melden dat en de reden binnen de eerste maand.
Wissing is niet onvoorwaardelijk: noodzakelijke wettelijke verplichtingen of rechtsvorderingen kunnen bewaring rechtvaardigen. We lichten een toepasselijke beperking toe.
Klachten en wijzigingen
Een klacht indienen
U hebt het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit. In België kunt u terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
+32 (0)2 274 48 00
Deze verklaring actueel houden
Deze verklaring vermeldt bovenaan vanaf wanneer zij geldt en wanneer zij is bijgewerkt. Wijzigingen in hosting, gegevensgebruik of leveranciers worden opnieuw beoordeeld. Een eventuele latere AI-behandeling van aanvragen maakt geen deel uit van de huidige verwerking.
Commerciële afspraken staan, waar van toepassing, in de afzonderlijke Algemene voorwaarden. Deze verklaring geldt vanaf de eerste publieke vrijgave van de corporate website.